The Gathering 2024 er avlyst.
Vi har samlet en del spørsmål og svar som har kommet de siste dagene under. Du finner kopi av pressemelding som ble sendt ut 15. januar her.
Dette er en FAQ (“ofte stilte spørsmål”) skrevet av ledergruppen for TG og styret i KANDU. Vi har forsøkt å gi svar på mange av spørsmålene vi har fått de siste dagene, og gi mer bakgrunn for avlysningen av TG24.
Hvorfor ble TG avlyst?
Dette er det store spørsmålet som mange stiller oss nå, og dette er oppsummeringen:
De viktigste grunnene til at TG24 ble avlyst er tid og økonomi. I media og på egne plattformer har vi forklart at det blant annet dreier seg om endringer i frivilligheten i Norge, og hva folk deltar på. I dette ligger det veldig mye.
Vi brukte mye av sparepengene våre på å gjøre TG23 så bra som mulig. Det har gjort at TG24 var mer avhengig av sponsorer og gode avtaler enn hva vi var i 2023. Det er noe som tar mye tid å få på plass, og som har blitt jobbet med siden i høst.
I tillegg har pandemien gjort at vi fikk tre år med økonomiarbeid som vi måtte følge opp i høst. Det inkluderer blant annet støtteordninger, rapportering av medlemstall. Dette har tatt lengre tid, og krevd mer energi fra oss enn vi hadde regnet med.
Da vi besluttet å avlyse TG så vi på flere muligheter. Vi mente, og mener fortsatt, at det var bedre å avlyse TG nå i stedet for å risikere at arrangementet ga en dårlig opplevelse, eller at vi måtte avlyse nærmere påsken.
Hvem avlyste TG?
Arrangementsledelsen og styret i KANDU besluttet sammen å avlyse TG24.
Har dere sett på andre måter å arrangere TG24 på?
Ja, arrangementsledelsen begynte tidlig å se på hvordan The Gathering best ville la seg gjennomføre basert på ulike faktorer (bl.a.l deltakerantall og expo), og i denne prosessen så vi på flere ulike alternativer. I tillegg fikk vi et forslag fra en gruppe som har vært med på TG i mange år, og tidligere vært med på å lede arrangementet. Ledergruppen og styret utforsket forslaget nøye, men til slutt ble vi enige om at det beste for TG var å avlyse i år og heller ha fullt fokus på arrangementet til neste år.
Er TG dødt?
Nei.
Deler av utfordringene vi har sett de siste årene er at forventningene til TG har endret seg ganske mye, og vi vet ikke helt hva som vil være det beste arrangementet for fremtiden. I fjor var første år TG ble arrangert fysisk i Vikingskipet siden 2019, og det har skjedd mye i perioden med pandemi. Både kjøpsmønster, hva folk vil delta på, hva som engasjerer, osv. Dette må vi tilpasse oss bedre.
Vi er lidenskapelig opptatt av å lage møteplasser for digital kultur i alle former. TG betyr vanvittig mye for oss, og alle i ledergruppen og styret har vært frivillige på TG. De neste månedene vil vi snu på alle steiner for å lage rammene for neste års arrangement.
Kommer det fortsatt til å hete “The Gathering”? Kommer vi fortsatt til å være i Vikingskipet?
Det er noen av spørsmålene som vi stiller nå, og vi vil gjerne høre fra deg, slik at vi kan lage det arrangementet du vil ha <3
Her finner du skjema for tilbakemelding: https://forms.gle/LfJ2d3HbQgX9snPt7
Hva skjer med billetten min?
Om du hadde billett til TG vil du få refundert billettprisen. Det er litt som må gjøres klart før vi kan gjøre refusjonene, og vi må vite hvilket kontonummer vi skal betale ut til.
Du vil få en e-post og SMS med mer informasjon når vi åpner for refusjon.
Når starter refundering?
5. februar
Hvem tjener penger på TG?
The Gathering er et non-profit-arrangement. TG “eies” av KANDU, som er en frivillig medlemsforening. Alle crew og deltakere på TG er med i KANDU, og kan være med på å påvirke organisasjonen, stille til verv og foreslå endringer.
Alle verv i KANDU er frivillige. Det vil si at vi ikke får lønn for å lage TG eller sitte i styret. Alt dette arbeidet skjer på fritiden, og de aller fleste har jobb eller skole ved siden av.
I tillegg har vi en deltidsstilling på kontoret til KANDU, som har ansvar for fast kontordrift slik som håndtering av post, utleie og lager og betaling regninger. Denne stillingen er ansatt av styret.
Hvorfor fikk vi ikke skikkelig beskjed om at TG var avlyst?
Først og fremst vil vi beklage at informasjonen om avlysning kom ut på måten det gjorde. Som flere fikk med seg, så ble vi tatt på sengen av at en samarbeidspartner gikk ut med fortrolig informasjon før det var gjort klart fra vår side. I tillegg ble fremstillingen både feil og svartmalt.
Planen var at chiefene skulle orienteres mandag kveld, og at informasjonen skulle gå ut til crew like etter, og så til deltakerne påfølgende morgen, samtidig som pressemeldinger gikk ut. Da presseoppslagene satte fart på mandag, så brukte vi mye tid på å snakke med de enkelte mediehusene for å få ut den viktigste beskjeden av alle: The Gathering skal tilbake.
Hvorfor har det tatt så lang tid å få ut denne informasjonen?
Siden avisene klarte å komme oss i forkjøpet, med uriktig informasjon, ble det brukt veldig mye tid og energi på å stoppe feilinformasjonen, og få media til å rette sine artikler.
Dette var krevende arbeid, og samtidig kom det mange tilbakemeldinger fra frivillige, deltakere og publikum, som gjorde at meldingen vi hadde tenkt å sende ut ville virke uklar, og kunne føre til enda mer uriktighet og forvirring. Styret og ledergruppen jobber også på frivillig basis, og det har tatt tid å samle mest mulig korrekt informasjon.
Hva skjedde før nyheten kom?
7. januar: Møte mellom ledergruppa og styret for å vurdere mulige retninger for TG24. Basert på den informasjonen vi hadde da så vi ingen annen mulighet enn å avlyse TG24.
Vi ble enige om at chiefene i crewet (ledere under ledergruppen) skulle få informasjon på et møte mandag 15. januar, siden det allerede var planlagt møte denne kvelden. Alle frivillige skulle få informasjon rett etter møtet, og deltakere skulle få informasjon morgenen etter.
8.-9. januar: Oppfølging med leverandører og partnere, og kansellering av avtaler.
9. januar: Møte mellom TG-ledelsen og styret for å bestemme flere detaljer for avlysningen (blant annet refusjon av billetter)
10. januar: Styret fikk et forslag om å gjennomføre TG på en alternativ måte, i Vikingskipet i påsken 2024.
12. januar: Styremøte for å vurdere forslaget som hadde kommet. Møtet varte i over tre timer, gruppen fikk mandat til å undersøke videre, og vi ble enige om å ta en endelig vurdering av forslaget søndag, 2 dager senere.
14. januar: Møte mellom TG-ledelsen og styret for endelig vurdering av forslag til alternativ gjennomføring. Gruppen presenterte sin utredning, og kom med anbefaling om avlysning, heller enn alternativt arrangement. Alle i møtet var enige om at det beste for TG var å avlyse i år, og starte arbeidet med 2025 umiddelbart.
15. januar: Lekkasje av informasjon fra en samarbeidspartner førte til at nyheten kom ut før vi var klare, og før deltakere eller frivillige hadde fått beskjed.