Utlysning av verv til The Gathering 2020

The Gathering har siden 1992 vært det største datatreffet i Norge, og har utviklet seg mye over 28 år – fra innhold til struktur og profesjonalitet. Vi ser nå etter personer som vil ta arrangementet videre de neste årene, innen viktige områder som fagleder og ombud. Ledelsen til arrangementet består av tre fagledere (med ansvar for hvert sitt hovedområde), økonomiansvarlig, koordinator og to ombud (ett for deltakere og ett for frivillige).

Visjon for The Gathering

For TG17-19 ble det utarbeidet en visjon for The Gathering. Visjonen er et styringsdokument som dekker langsiktige mål, ønsket nivå på profesjonalitet, “verktøy i verktøykassa” og lignende. Nå har arbeidet med en ny langsiktig visjon startet, og den kommer til å påvirke rammene for arrangementet, og hvilke målsetninger som skal oppnås. Visjonen er ment til å være langvarig, og Styret skal ta diskusjonen bredt ut i organisasjonen før den ferdigstilles. Visjon og strategi for TG17-19 kan leses her.

Varighet på vervene

Vervene som lyses ut har forskjellig varighet:

  • Fagleder med ansvar for lokasjon har varighet på tre år (TG20-22), og mulighet til å søke om fornyelse på to år til
  • Deltakerombud lyses ut for to år (TG20-21)
  • Crewombud lyses ut for ett år (TG20)

Etter TG20 vil crewombud lyses ut for to år, og etter TG21 vil deltakerombud på nytt lyses ut for to år.

Hvem ser vi etter?

Vi ser etter tre nøkkelpersoner som skal ta The Gathering et steg videre, og sammen med Styret og resten av ledergruppen er med på å styrke arrangementet og organisasjonen for nye aktiviteter og nye tilbud mens grunnpilarene beholdes. Vi søker etter personer som vil jobbe tett sammen i team, men som også er inkluderende og tar imot innspill fra personer utenfor ledergruppen.

Som leder for The Gathering forventes det ikke at du er sterkest på ditt fagområde, men at du er flink til å lede personer under deg, og gode kommunikasjonsevner er en veldig viktig faktor som blir tatt med i vurderingen av rette personer til de ulike stillingene.

Nytt av året er at vi også lyser ut verv som crew- og deltakerombud. Disse vervene er ansvarlige for å støtte frivillige og deltakere på arrangementet, og tale deres sak inn i ledergruppen.

Hvorfor lyser vi ut crewombud?

Siden rollen som crewombud ble opprettet har crewet til forrige arrangement valgt ombudet (eks. crewombud for TG19 ble valgt av TG18-crewet osv). De siste årene har staben av ombud vokst, og vi ser at det er større behov for å bygge opp og overføre kompetanse på tvers av ombudene enn det var tidligere. I tillegg håndterer alle ombudene mange vanskelige saker i løpet av et arrangement.

Etter tilbakemeldinger fra TG-ledelsen og årets ombud har Styret blitt enige om å lyse ut rollen som crewombud i år. Den nye løsningen har blitt foreslått av ombudene på TG19.

Samtidig kommer både crewombud og deltakerombud nå til å velges for to år om gangen, men i år kommer crewombudet kun til å velges for ett år for å skape overlapp.

Denne måten å velge crewombud på vil kun gjelde for ett år i denne omgang, for TG20, og basert på erfaringene fra dette vil vi evaluere om dette er riktig vei videre.

Generelt – tiden fremover

  • 8. september 2019 – Søknadsfrist
  • 12. september 2019 – Annonsering av ledelse for The Gathering 2017 til 2019
  • oktober 2019 – Inntak av sentrale personer (som koordinator)
  • november/desember 2019 – Ferdigstilling av visjon for TG20-22

Innsending av søknad

Søknad sendes til [email protected] innen 8. september 2019. Søknaden skal gi et dekkende inntrykk av deg som søker med kvalifikasjoner for rollene og omfatte minimum følgende punkter:

  • Personalia og bakgrunn
  • Relevant tidligere erfaring
  • På hvilken list bør The Gathering legges på? (profesjonalitetsnivå)
  • Passende tidspunkter for intervju (vi foretrekker kveldstid)

Fristen for å søke på stillingene er den 8. september, Intervjuer av aktuelle kandidater vil bli gjennomført fortløpende og styret fatter vedtak mandag den 10. september.

Merk at Styret forbeholder seg retten til å ikke kalle inn alle søkere til intervju.

Fagleder 1 (3 år)

Fagområdet har ansvaret for den praktiske avviklingen av The Gathering. Aktuelle ansvarsområder er lokasjon (selve hallen), infrastruktur (strøm, datanettverk o.l.), vakthold/trygghet, sanitet, teknisk, deltager/crew-service, osv. Fagområdet inneholdt følgende fagrupper på TG19: Crewcare (frivilligpleie), Medic (sanitet), Sikkerhet, Service:Akkreditering, Service:Desk, Site, Tech:Net og Tech:Support. Faglederen bestemmer selv hvordan fagområdet skal organiseres.

Deltakerombud (2 år)

Deltakerombudet er deltakernes representant inn i ledergruppen. Ombudet har ansvar for at deltakernes behov blir ivaretatt (eks. tilrettelegging for spesielle behov, at det er kontaktpunkt tilgjengelig for foresatte m.v.), men ikke nødvendigvis gjennomføring av disse tiltakene. Deltakerombudet har de siste årene delert assistenter med crewombudet, og har vært ansvarlig for å koordinere ombudsassistenter sammen med crewombudet.

Crewombud (1 år)

Crewombudet er ansvarlig for å ivareta de frivillige på TG, og hjelper til med å løse konflikter og bistår de frivillige under arrangementet. De siste årene har crewombudet delt assistenter med deltakerombudet, og har vært ansvarlig for å koordinere ombudsassistenter sammen med deltakerombudet.

Endring i valg av crewombud for The Gathering 2020

Etter ønske fra ledelsen i The Gathering og spesielt ombudet selv, endres nå rollen fra å være kombinert verneombud pluss tillitsvalgt til en mer spisset rolle. Sammen med dette endres da prosessen for valg av ombudet fra å være avstemming blant de frivillige i tidligere år til å være utnevnt av styret. 

Du kan lese mer om dette i avsnittet Hvorfor lyser vi ut crewombud?

Ledelsens struktur

The Gatherings ledelse består totalt av 7 personer. Det er ventet at strukturen vil ha noen justeringer i løpet av de nærmeste årene, blant annet ved at fagleder 3 er ment å fjernes eller endre rolle. I ledelsen har de tre faglederene stemmerett i saker, mens de andre medlemmene har rett til å delta i møter, komme med forslag og aktivt ta del i diskusjoner. 

Ledelsen har de siste årene hatt et kort ukentlig statusmøte via video/telefon, samt noen fysiske møter. Ledelsen og andre aktive i frivilligstaben har hatt en til to helgesamlinger. Det har vært kotyme siste ti årene at alle som er medlem av ledelsen, med og uten stemmerett, inviteres til alle aktiviteter og møter i ledelsen og at eneste forskjell er selve avstemmingene, i de (få) sakene det ikke er konsensus.

Fagleder 2 – Underholdning (stillinga allerede fylt)

Freya Viridian fikk denne rollen for tre år med første året i 2019, og rollen er derfor ikke på valg nå i år. Fagområdet har ansvar for alt innhold på arrangementet, som for eksempel (men ikke utelukkende) artister, sceneshow, konkurranser, foredrag, pressekontakt, informasjonsarbeid og lignende samt det tekniske for denne gjennomføringen, som for eksempel videoproduksjon og sceneteknisk.

Fagleder 3 – Stabsfunksjoner under avhending til sentralt (stillingen er allerede fylt)

Marit Kristine Berntsen har hatt denne rollen i tre år, og har fått fornyet tillit til ut arrangementet The Gathering 2021. Intensjonen med dette fagområdet er å omgjøre visse områder på The Gathering til å fungere året rundt som sørvisorgan i KANDU, og da være behjelpelig for flere arrangement i KANDU-paraplyen. Eksempler på disse områdene er utvikling og drift av systemer, drift av tjenerpark samt logistikk. Det kan hende at dette fagfeltet blir fjernet allerede etter 2020.

Koordinator for ledergruppen (ikke lyst ut ennå)

Denne rollen blir fylt av TG-ledelsen selv, og lyses ut når ledelsen selv er fulltallig. Koordinator er ansvarlig for å koordinere ledelsen samt stabsfunksjoner, herunder for eksempel innkalling og referat for møter i ledelsen samt rapportering til styret på status.

Økonomiansvarlig (lyses ikke ut)

Ansvarlig for økonomi er nedsatt av KANDU, tradisjonelt sett kasserer i styret. Denne personen har rådgivende samt operativt ansvar for økonomien til arrangementet. Økonomiansvarlig utarbeider forslag til budsjett og har ansvar for oppfølging av dette. Operativt har personen ansvar for likviditetsplanlegging, mottak av avtaler og effektuering av betalinger samt oppfølging av relevant lovverk.

Honorering

Stillingene er ikke lønnet. Det er derimot åpning for frikjøp. Dette brukes typisk dersom personer i ledelsen, eller i roller under dem, må ta seg fri fra jobb for å kunne utføre oppgaver knyttet til arbeidet med The Gathering. Frikjøp på bakgrunn av dette eller andre vilkår avgjøres først etter arrangementet er over. Ordningen vurderes endret.

Klikk her for å søke!