I nokre tilfeller er det behov for å gjere utlegg for eigne pengar. Dette betyr at du med eige bankkort betalar for noko som KANDU (via TG-budsjettet) skal dekkje. Dersom du har gjort dette, er denne sida nyttig for deg og hjelp deg i nokre få steg for å sende inn skjema for å få dekt dette.

Kva dekkjer vi?

For The Gathering så må kostnadane vere godkjend på førehand. Dette betyr at før du brukar pengar, må du ha godkjenning av nokon som har budsjettansvar. Dette er oftest arrangør («organiser»), men nokre arrangørar har delegert dette til personar som er ansvar for eit fagområde («chief»).

Kva må eg hugse på?

Før du sender inn bilag til økonomigruppa, må du vite kor kostnaden skal plasserast. Dette betyr budsjettpost. Dersom du ikkje veit dette, kontakt din chief, eller om du er chief, kontakt din arrangør («organiser»).

Budsjettpostar: Oversikt over budsjettpostar

Krav til bilag

Bilaget (kvitteringa/faktura) dokumenterer kostnaden. Vi er etter norsk lov pliktig å ha god dokumentasjon for alle utgifter og inntekter organisasjonen har. I hovudsak er eit bilag frå dei fleiste leverandørar ok, men nokre ting må du passe på.

Dersom du har køyrd bil
Du må fylle ut utleggsskjemaet, og i denne skrive kor du har reist frå, kor du har reist til, kilometer reist, antal personar i bilen og estimert pris per liter drivstoff. Sum er antal kilometer x estimert drivstofforbruk per kilometer x drivstoffpris i køyretidspunktet. I tillegg kjem bompasseringer. Kvar bompassering skal listast opp.

Dersom du har kjøpt noko må kvitteringa innehalde:

  • Selgjar (bedrift: namn på selskapet, organisasjonsnummer, adresse)
  • Kva som er kjøpt (ikkje berre generisk som «diverse mat» eller «diverse varer»)
  • Sum betalt, med meirverdi utrekna
  • Tidspunkt kjøpet er gjort (dato er nok)

Dersom du har kjøpt noko, må du passe på at bilaget (kvitteringa) inneheld følgjande informasjon:

Merk at «bankterminallappar» kor det ikkje står varelinjer, meirverdiavgift og liknande ikkje er godkjend som bilag, og ikkje vil føyre til refundering av kostnadar.

Økonomisk reglement

Alle kostnadar i KANDU må vere i tråd med økonomisk reglement. Det jobbast med nytt og moderne økonomisk reglement, men i mellomtida brukast det gamle.

Innsending av bilag

Du må fylle ut Utleggsskjemaet. Dette må skrivast ut og signerast. Det sendast ikkje til KANDU sentralt, men direkte til økonomigruppa på tgbilag [alfakrøll] kandu [punktum] no. Merk at dette er ei automagisk e-postadresse for innsending av bilag og blir lest av robotar.

NB! Hugs at utleggsskjema og bilag sendast til økonomigruppa på tgbilag [alfakrøll] kandu [punktum] no

Når har du pengane på konto?

Frå vi har motteke bilaget ditt og alt er i orden, går det fort. Vi betalar ut kvar fredag morgon, og dei fleiste har pengar på konto samme dag. I rolige perioder (januar til og med februar, pluss frå juni og til og med desember) har vi normalt handtering av bilag kvar andre veke.